Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité explique comment KLUBS collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des visiteurs, clients, gérants de boutiques, clubs, associations, BDE, écoles, collectivités, entreprises et plus généralement des utilisateurs du site.

Le site KLUBS est accessible à l’adresse suivante :

https://klubs.pro

KLUBS attache une importance particulière à la protection des données personnelles et s’engage à traiter les informations collectées de manière loyale, transparente et sécurisée.

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est :

KLUBS
[RAISON SOCIALE À COMPLÉTER]
[FORME JURIDIQUE À COMPLÉTER]
[ADRESSE DU SIÈGE SOCIAL À COMPLÉTER]
[SIREN / SIRET À COMPLÉTER]
[NUMÉRO DE TVA INTRACOMMUNAUTAIRE À COMPLÉTER SI APPLICABLE]

Email de contact : go.klubs@gmail.com

Pour toute question relative à la présente Politique de confidentialité ou à l’exercice de vos droits, vous pouvez contacter KLUBS à l’adresse suivante :

go.klubs@gmail.com

2. Données personnelles concernées

Une donnée personnelle désigne toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Dans le cadre de ses activités, KLUBS peut collecter et traiter différentes catégories de données personnelles, selon votre utilisation du site.

3. Données collectées lors d’une commande

Lorsque vous passez commande sur KLUBS, nous pouvons collecter notamment :

• nom ;

• prénom ;

• adresse email ;

• numéro de téléphone, si renseigné ;

• adresse de livraison ;

• adresse de facturation ;

• informations relatives à la commande ;

• produits commandés ;

• boutique club concernée ;

• montant de la commande ;

• moyen de paiement utilisé ;

• statut du paiement ;

• statut de livraison ;

• numéro de commande ;

• échanges avec le support client ;

• informations nécessaires à la gestion d’un retour, remboursement ou réclamation.

Les informations de paiement sont traitées par des prestataires de paiement sécurisés. KLUBS ne conserve pas les données complètes de carte bancaire.

4. Données collectées lors de l’ouverture d’une boutique club

Lorsqu’une personne demande l’ouverture d’une boutique club, association, BDE, école, collectivité, entreprise ou communauté, KLUBS peut collecter notamment :

• nom de la structure ;

• discipline ou activité ;

• ville ;

• code postal ;

• région ou département ;

• nom et rôle du contact ;

• adresse email du contact ;

• numéro de téléphone ;

• nombre approximatif d’adhérents ou membres ;

• besoins produits ;

• informations relatives à la boutique souhaitée ;

• logo ;

• couleurs ;

• visuels ;

• liens vers site internet ou réseaux sociaux ;

• réponses transmises via formulaire ;

• commentaires ou notes internes liés à l’onboarding.

Ces données permettent d’analyser la demande, de créer une boutique, de configurer les produits, de rattacher un gérant et de suivre la relation avec la structure.

5. Données liées à l’espace gérant

Lorsqu’un gérant accède à son espace KLUBS, nous pouvons traiter notamment :

• adresse email du gérant ;

• identifiant client Shopify ;

• tags ou identifiants de rattachement à une boutique ;

• club ou structure rattachée ;

• informations publiques de la boutique ;

• produits associés ;

• lien de boutique ;

• QR code ;

• statistiques de boutique ;

• cagnotte ou commission estimée ;

• commandes liées à la boutique ;

• messages de partage générés ;

• actions réalisées dans l’espace gérant ;

• demandes de modification ou de support.

Certaines informations peuvent être affichées dans l’espace gérant afin de permettre au responsable de suivre et partager sa boutique officielle.

6. Données de contact et support

Lorsque vous contactez KLUBS par email, formulaire ou tout autre moyen, nous pouvons collecter :

• nom ;

• prénom ;

• adresse email ;

• numéro de téléphone, si renseigné ;

• objet de la demande ;

• contenu du message ;

• pièces jointes éventuelles ;

• numéro de commande, si applicable ;

• boutique concernée ;

• historique des échanges.

Ces données sont utilisées pour répondre à vos demandes, traiter les réclamations, assurer le support client et améliorer nos services.

7. Données liées à la newsletter et aux communications

Si vous vous inscrivez à la newsletter ou acceptez de recevoir des communications de KLUBS, nous pouvons collecter :

• adresse email ;

• préférences de communication ;

• date d’inscription ;

• statut d’abonnement ;

• interactions avec les emails, selon les outils utilisés ;

• désinscription ou opposition.

Vous pouvez vous désinscrire à tout moment via le lien prévu dans les emails ou en nous contactant à l’adresse suivante :

go.klubs@gmail.com

8. Données de navigation et cookies

Lors de votre navigation sur le site, KLUBS peut collecter certaines informations techniques ou de navigation, notamment :

• adresse IP ;

• identifiant de session ;

• type d’appareil ;

• navigateur ;

• pages consultées ;

• actions réalisées sur le site ;

• source de trafic ;

• données relatives au panier ;

• préférences de cookies ;

• données statistiques agrégées ;

• informations nécessaires au fonctionnement du site.

Certains cookies sont nécessaires au fonctionnement du site. D’autres cookies ou traceurs peuvent être utilisés pour mesurer l’audience, améliorer l’expérience, personnaliser certains contenus ou réaliser des actions marketing, lorsque cela est autorisé.

Vous pouvez gérer vos préférences via le bandeau de consentement affiché sur le site.

Les informations détaillées sont précisées dans la Politique de cookies disponible sur le site.

9. Finalités des traitements

KLUBS traite les données personnelles pour les finalités suivantes :

• gérer les commandes ;

• encaisser les paiements ;

• assurer la production des produits ;

• personnaliser les produits ;

• organiser la livraison ;

• gérer le service après-vente ;

• traiter les retours, réclamations et remboursements ;

• créer et administrer les boutiques clubs ;

• rattacher un gérant à une boutique ;

• fournir un espace gérant ;

• générer des liens, QR codes et supports de partage ;

• calculer ou afficher une cagnotte ou commission ;

• répondre aux demandes de contact ;

• gérer les demandes d’ouverture de boutique ;

• envoyer des informations liées aux services KLUBS ;

• envoyer des communications commerciales, lorsque cela est autorisé ;

• améliorer le site, les offres et l’expérience utilisateur ;

• mesurer l’audience du site ;

• sécuriser le site et prévenir les fraudes ;

• respecter les obligations légales, comptables et fiscales ;

• gérer les droits des personnes concernées.

10. Bases juridiques des traitements

Selon les cas, les traitements de données réalisés par KLUBS reposent sur l’une des bases juridiques suivantes :

• l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles, notamment pour traiter une commande, créer une boutique ou répondre à une demande ;

• le respect d’une obligation légale, notamment en matière comptable, fiscale, commerciale ou de gestion des droits des consommateurs ;

• l’intérêt légitime de KLUBS, notamment pour sécuriser le site, améliorer les services, gérer la relation avec les clubs, prévenir la fraude, répondre aux demandes ou assurer le suivi opérationnel ;

• le consentement, notamment pour certains cookies, communications marketing ou traitements optionnels ;

• la défense de droits en justice, si nécessaire.

11. Caractère obligatoire ou facultatif des données

Certaines données sont nécessaires pour traiter une commande, livrer un produit, créer une boutique, répondre à une demande ou fournir un service.

Lorsque les données demandées sont obligatoires, l’absence de réponse peut empêcher KLUBS de traiter la commande, la demande ou le service concerné.

Les données facultatives permettent d’améliorer la qualité du service, de personnaliser la boutique ou de faciliter les échanges.

12. Destinataires des données

Les données personnelles peuvent être communiquées, lorsque cela est nécessaire, aux destinataires suivants :

• équipes internes KLUBS ;

• prestataires techniques ;

• Shopify et ses services associés ;

• prestataires de paiement ;

• partenaires de production à la demande ;

• prestataires d’impression, personnalisation, logistique ou livraison ;

• transporteurs ;

• outils de formulaire et d’onboarding ;

• outils d’emailing ou de communication ;

• outils d’analyse d’audience ;

• outils de gestion du consentement ;

• outils d’automatisation ;

• prestataires d’hébergement ;

• autorités administratives, judiciaires ou fiscales lorsque la loi l’exige ;

• conseils, experts, assureurs ou avocats si nécessaire.

Les données ne sont partagées que lorsque cela est nécessaire à la fourniture du service, à l’exécution d’une commande, à la gestion d’une boutique, au respect d’une obligation légale ou à la protection des droits de KLUBS.

13. Prestataires et outils utilisés

KLUBS peut utiliser différents prestataires ou outils techniques, notamment :

• Shopify pour l’hébergement de la boutique, la gestion e-commerce, les comptes clients, les commandes et le paiement ;

• Printful, Printify ou tout autre partenaire de production à la demande, si activé, pour la fabrication et l’expédition de certains produits ;

• Pandectes GDPR pour la gestion du consentement aux cookies et préférences de confidentialité ;

• Tally ou tout autre outil de formulaire pour les demandes d’ouverture de boutique ;

• des outils d’automatisation tels que Make, n8n ou Mechanic ;

• des outils de mesure d’audience, sous réserve des paramètres de consentement applicables ;

• des outils d’emailing, support ou relation client ;

• des outils de génération, stockage ou optimisation d’images, lorsque cela est nécessaire.

Cette liste peut évoluer en fonction des besoins techniques et opérationnels de KLUBS.

14. Données relatives aux clubs et structures partenaires

Certaines informations relatives aux clubs, associations, BDE, écoles, collectivités, entreprises ou communautés peuvent être publiées sur le site KLUBS lorsqu’une boutique officielle est créée.

Ces informations peuvent inclure :

• nom de la structure ;

• logo ;

• ville ;

• discipline ;

• description publique ;

• couleurs ;

• lien boutique ;

• QR code ;

• produits associés ;

• réseaux sociaux publics ;

• informations de contact publiques, si fournies.

Les structures partenaires ou leurs représentants sont responsables de l’exactitude des informations transmises à KLUBS et garantissent disposer des droits nécessaires sur les logos, visuels et contenus fournis.

15. Prospection et communications commerciales

KLUBS peut être amené à contacter des clubs, associations, BDE, écoles, collectivités, entreprises ou professionnels afin de présenter ses services.

Lorsque la prospection concerne des professionnels ou structures dans le cadre de leur activité, KLUBS veille à ce que les messages soient en lien avec l’activité de la personne contactée et à permettre une opposition simple.

Lorsque le consentement est requis, KLUBS ne procède à l’envoi de communications commerciales qu’après l’avoir obtenu.

Chaque email marketing contient, lorsque cela est applicable, un moyen de se désinscrire ou de s’opposer à la réception de nouvelles communications.

16. Durées de conservation

KLUBS conserve les données personnelles pendant une durée limitée, proportionnée aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

À titre indicatif :

• données de commande : durée nécessaire au traitement de la commande, puis conservation selon les obligations comptables, fiscales et commerciales applicables ;

• données de facturation : durée légale applicable aux documents comptables ;

• données de compte client : pendant la durée d’existence du compte, puis archivage si nécessaire ;

• données de support : durée nécessaire au traitement de la demande, puis archivage raisonnable en cas de litige ;

• données d’ouverture de boutique : durée nécessaire à l’analyse, la création et le suivi de la boutique ;

• données de gérant : pendant la durée du rattachement à la boutique, puis archivage si nécessaire ;

• données de prospection : jusqu’à opposition ou désinscription, et selon les durées applicables ;

• cookies : selon leur finalité et les préférences exprimées par l’utilisateur ;

• logs techniques : durée limitée nécessaire à la sécurité, au diagnostic et à la prévention des incidents.

Certaines données peuvent être conservées plus longtemps lorsque cela est nécessaire pour respecter une obligation légale, établir la preuve d’un droit, gérer un litige ou prévenir une fraude.

17. Transferts hors Union européenne

Certains prestataires utilisés par KLUBS peuvent être situés en dehors de l’Union européenne ou traiter des données depuis des pays situés hors Union européenne.

Lorsque de tels transferts ont lieu, KLUBS veille, dans la mesure du possible, à ce qu’ils soient encadrés par des garanties appropriées, notamment clauses contractuelles types, décisions d’adéquation, mesures complémentaires ou dispositifs prévus par la réglementation applicable.

Cette situation peut notamment concerner certains prestataires techniques, plateformes e-commerce, outils de production à la demande, outils d’analyse, outils d’emailing ou outils d’automatisation.

18. Sécurité des données

KLUBS met en œuvre des mesures raisonnables destinées à protéger les données personnelles contre :

• l’accès non autorisé ;

• la perte ;

• l’altération ;

• la divulgation ;

• la destruction ;

• l’utilisation abusive ;

• les accès frauduleux ;

• les incidents de sécurité.

Ces mesures peuvent inclure notamment :

• l’utilisation de prestataires reconnus ;

• des connexions sécurisées ;

• la gestion des accès ;

• la limitation des droits utilisateurs ;

• la surveillance des incidents ;

• la sauvegarde des données lorsque cela est nécessaire ;

• la restriction de l’accès aux informations sensibles.

Toutefois, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. En cas d’incident affectant les données personnelles, KLUBS prendra les mesures nécessaires conformément aux obligations applicables.

19. Données de paiement

Les paiements réalisés sur KLUBS sont traités par des prestataires de paiement sécurisés.

KLUBS ne conserve pas les données complètes de carte bancaire.

Les informations relatives au paiement peuvent être traitées par les prestataires de paiement afin de :

• valider la transaction ;

• prévenir la fraude ;

• gérer les remboursements ;

• respecter les obligations légales ;

• assurer la sécurité des paiements.

20. Données des mineurs

KLUBS s’adresse principalement aux clubs, associations, BDE, écoles, collectivités, entreprises, adhérents, parents, supporters et membres de communautés.

Les commandes peuvent être passées par des personnes majeures ou par des représentants légaux lorsqu’elles concernent des mineurs.

KLUBS ne cherche pas à collecter directement des données de mineurs sans base légale appropriée. Si vous pensez qu’un mineur nous a transmis des données sans autorisation appropriée, vous pouvez nous contacter à :

go.klubs@gmail.com

21. Droits des personnes

Conformément à la réglementation applicable, vous pouvez disposer des droits suivants sur vos données personnelles :

• droit d’accès ;

• droit de rectification ;

• droit d’effacement ;

• droit d’opposition ;

• droit à la limitation du traitement ;

• droit à la portabilité ;

• droit de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci ;

• droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès, lorsque ce droit est applicable.

Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter KLUBS à l’adresse suivante :

go.klubs@gmail.com

Votre demande doit préciser l’objet de votre demande et permettre de vous identifier suffisamment. Une pièce justificative pourra être demandée si cela est nécessaire pour vérifier votre identité.

22. Délai de réponse

KLUBS s’efforcera de répondre aux demandes relatives aux données personnelles dans les meilleurs délais et, en tout état de cause, dans les délais prévus par la réglementation applicable.

Si la demande est complexe ou nécessite des vérifications complémentaires, un délai supplémentaire pourra être nécessaire, conformément aux règles applicables.

23. Réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés ou que le traitement de vos données personnelles n’est pas conforme à la réglementation applicable, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

Site internet de la CNIL :

https://www.cnil.fr

Nous vous invitons toutefois à nous contacter d’abord afin que nous puissions tenter de répondre à votre demande.

24. Cookies et gestion du consentement

Le site KLUBS utilise un outil de gestion du consentement permettant aux visiteurs d’accepter, de refuser ou de personnaliser certains cookies.

Vous pouvez modifier vos choix à tout moment via le module de gestion du consentement disponible sur le site, lorsque celui-ci est activé.

Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site peuvent être déposés sans consentement préalable lorsqu’ils sont indispensables à la fourniture du service demandé.

Les cookies optionnels, notamment ceux liés à la mesure d’audience, à la personnalisation ou au marketing, sont soumis aux règles de consentement applicables.

25. Réseaux sociaux

KLUBS peut être présent sur des réseaux sociaux.

Lorsque vous interagissez avec KLUBS via ces plateformes, certaines données peuvent être traitées par les réseaux sociaux concernés selon leurs propres politiques de confidentialité.

KLUBS n’est pas responsable des traitements réalisés directement par ces plateformes.

Nous vous invitons à consulter les politiques de confidentialité des réseaux sociaux que vous utilisez.

26. Liens vers des sites tiers

Le site KLUBS peut contenir des liens vers des sites ou services tiers.

KLUBS n’est pas responsable des pratiques de confidentialité, du contenu ou de la sécurité de ces sites externes.

La présente Politique de confidentialité ne s’applique qu’aux traitements réalisés par KLUBS dans le cadre de ses propres services.

27. Mise à jour de la Politique de confidentialité

KLUBS se réserve le droit de modifier la présente Politique de confidentialité afin de tenir compte :

• des évolutions du site ;

• des nouveaux services ;

• des nouveaux outils utilisés ;

• des obligations légales ;

• des recommandations des autorités ;

• des changements liés aux prestataires ou partenaires techniques.

La version applicable est celle publiée sur le site au moment de la consultation.

Dernière mise à jour : 11/06/2026